El correo electrónico es uno de los mayores factores de distracción y estrés, pero podemos mejorar nuestra forma de utilizarlo.

Se trata de una herramienta imprescindible tanto a nivel personal como profesional, pero los que lidiamos con un volumen alto de correos sabemos que se ha convertido en un arma de doble filo. Mal utilizado es un pozo negro de atención. Nos hemos convertido en adictos a revisarlo para ver si hay algo nuevo que debamos responder y no somos conscientes de que esa vigilancia constante hace que perdamos el foco para ejecutar otras tareas de más valor.

En internet encontrarás muchos sistemas para gestionar el mail que son perfectamente válidos, pero el «3-2-1-0» es el que mejor me ha funcionado por su sencillez y facilidad de implementación.

3 – Bloques de 30 Minutos serán suficientes si consigues centrarte al 100% en la revisión.

2 – Revisa el correo dos veces al día. Solamente 2.

1 – Lee cada correo solo una vez y procésalo inmediatamente después de leerlo. Si no estás en disposición de hacerlo, no lo revises.

0 – correos en la bandeja de entrada como objetivo tras cada bloque de revisión.

Así de simple.

Antes de pasar a la implementación, es bueno que entiendas en qué pilares se fundamenta:

1. La bandeja de entrada no es un espacio de trabajo, es un receptor de inputs que se deben procesar y convertir en trabajo según unos criterios definidos.
2. El multitasking no es nada bueno para nuestra productividad.
3. Si alguien necesita algo de ti con inmediatez, tiene otras vías como la llamada telefónica para ponerte sobre aviso.

Ahora sí que estás en disposición de ponerte manos a la obra.

Empezar es muy sencillo y puedes hacerlo ahora mismo. No te llevará ni 5 minutos y si te pareces a mí notarás una sensación de alivio inmediata.

Crea una carpeta «Archivo» y arrastra todo el correo de tu bandeja de entrada. Todo.

Siempre podrás volver a procesar esa carpeta más adelante, pero vas a experimentar lo que se siente una bandeja de entrada vacía por primera vez.

Adicionalmente, crea tres subcarpetas bajo la bandeja de entrada (Para hacer, Para guardar y A la espera) que servirán para arrastrar cada mail en función de lo que tengamos que hacer con él.

A continuación, agéndate 30 minutos para hacer tu primera revisión. Es importante que bloquees ese tiempo para evitar la tentación de mirar el mail fuera de esa ventana.

Antes de empezar, aíslate de distracciones. Debes proteger esos 30 minutos como si te fuera la vida en ello. Ponte un temporizador para olvidarte de mirar el reloj y ponte en marcha.

Con cada mensaje solo puedes decidir 3 cosas: Hacer algo, delegar algo o almacenarlo como información relevante para consultar en el futuro.

Lee los mensajes solo una vez. No leas en diagonal, empieza de más antiguo a más reciente y toma una decisión sobre lo que se debe hacer. Mi recomendación es activar en tu gestor de correos la opción de agrupar mensajes con el mismo asunto, para que no te encuentres respuestas posteriores cuando sigas avanzando por tu bandeja.

1 – Hacer algo: Si se trata de una respuesta rápida para solicitar acción de otra persona, puedes hacerlo de inmediato. De lo contrario, arrastra el mail a la carpeta «Para hacer» o registra la tarea en tu herramienta de gestión de tareas, si dispones de una, y archiva el mail. En caso de dudas, no respondas inmediatamente.

2 – Esperar por otros: Si tienes una herramienta de gestión de tareas que te permita monitorizar el trabajo delegado o que está a la espera de la acción de otros, regístralo allí y archiva el mail. De lo contrario, arrástralo a la subcarpeta «A la espera».

3 – Almacenar algo: Hay mails que contienen información relevante para la que quieres tener acceso rápido en el futuro. Guárdala en una ubicación donde sepas cómo encontrarla cuando la necesites. Si no tienes una ubicación concreta, arrastra el mail a la subcarpeta «Para guardar».

Cuando pasen los 30 minutos, lo más seguro es que hayas dejado tu bandeja a 0 y estés en posición de escoger entre hacer trabajo que habías planificado previamente, ejecutar lo que ubicaste en la carpeta «Para hacer» o solicitar feedback del trabajo que se encuentra «A la espera».

Solo tú sabes qué es lo realmente importante para ti, cuál es tu nivel de energía disponible y qué tiempo tienes.

La clave de procesar el mail en vez de liarte la manta a la cabeza a responderlo todo tiene un motivo muy claro. Evitar que trabajemos en función del índice de tachabilidad de nuestras tareas.

Este es un concepto que aprendí de José Miguel Bolívar, y en esencia consiste en que ante una lista de tareas pendientes, tendemos a atacar las más sencillas, aunque no sean las más importantes, porque nos encanta la sensación de tachar. Y el mail está lleno de tareas fácilmente tachables que nos quitan tiempo y tienen bajo impacto, pero nos mantienen ocupados y nos dan una falsa sensación de productividad.

Incluso si durante la revisión te encuentras una bomba que requiere de una respuesta «inmediata», responde tan pronto acabes tu sprint de 30 minutos. Si no proteges ese tiempo no dejarás la bandeja a cero y tu tranquilidad no será la misma.

Para la mayoría de nosotros no existe nada tan urgente en el mail que no pueda esperar unas horas hasta el siguiente sprint de revisión.

Dicho esto, reconozco que cuesta trabajo dejar de mirar. Tienes que luchar contra la sensación de estar perdiéndote algo importante y ser capaz de eliminar esta distracción continua para que puedas atender mejor tus compromisos importantes. Te traerá beneficios espectaculares.

¿Cuánto valoras tener un poco más de tiempo para hacer las cosas que realmente te importan?

¿Cómo de importante es poder prestar el 100% de tu atención a esa tarea valiosa que estás ejecutando?

Pues eso, dale una oportunidad y me cuentas qué tal te ha ido.